Кадровий аудит документації на підприємстві: що варто знати?

Дата публікації: чт, 05/21/2020 - 19:31

 

Кадровий аудит документації: детальний аналіз кожного наказу, договору, положення, співставлення усіх дат, перевірка та перерахунок виплат

Під час карантину у багатьох підприємців нарешті з’явився час зайнятись документообігом підприємств, налагодити робочі процеси та завершити давно початі справи.

Одним із актуальних наразі напрямів роботи є кадровий аудит, під час якого відповідним спеціалістом проводиться ретельна перевірка усієї кадрової документації Клієнта на предмет відповідності закону її змісту та достатності.

 

Чи потрібно це моєму підприємству?

Якщо Ви - ФОП або юридична особа і маєте у штаті працівників, тоді у Вас постійно та в достатньому обсязі повинні вестись кадрові документи: накази, положення, інструкції, правила, табелі, особові картки, журнали тощо - все те, що стосується працевлаштування, роботи та звільнення Ваших працівників.

Постійний обіг вказаних документів, рух працівників, змінність об’єктивних умов, обставин та законодавства може призвести до випадкових помилок чи недоліків у документах.

Деякі з них можуть бути незначними і не нести негативних наслідків для роботодавця, однак інші, на перший погляд, незначні упущення в майбутньому можуть призвести до штрафів Держпраці або стотисячних судових позовів від колишніх працівників💸.

 

Які документи підлягають аудиту?

Перелік документів різниться у кожного підприємства залежно від специфіки його роботи, організації та реалізації робочих процесів тощо.

В першу чергу, це документи, що стосуються оформлення трудових відносин з найманими працівниками (прийняття на роботу, звільнення, увільнення, переведення, зміна істотних умов праці), трудові книжки, трудові договори/контракти, особові картки, журнали, книги.

Обов’язковому аудиту також підлягають документи, що обліковують робочий час працівників та час відпочинку (що стосуються відпусток працівників, неповного робочого часу, змінності тощо).

Також перевіряються різноманітні організаційні накази та супутні документи, наприклад, що стосуються створення робочих місць тимчасового характеру, припинення виробничої діяльності та її відновлення, затвердження штатного розпису, призначення відповідальних осіб за ведення документації, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції тощо.

Цей перелік можна доповнити також документами з охорони праці, атестацією робочих місць, наказами та картками про медичний огляд, документами, що стосуються соцстрахування, військового обліку і т.д.

Супутньо також здійснюється бухгалтерський аудит підприємства на предмет додержання вимог законодавства під час нарахування працівникам заробітної плати, відпускних, лікарняних, розрахунку при звільненні тощо.

 

Як часто доцільно проводити аудит мого підприємства?

Взагалі внутрішній аудит рекомендовано проводити підприємствам щонайменше раз на рік.

Для цього окремий працівник(и), не пов’язаний з веденням поточного кадрового супроводу компанії, аналізує всі вказані вище документи та виявляє порушення, які в подальшому усуваються кадровим відділом або відповідальним працівником.

Що стосується зовнішнього аудиту, який здебільшого проводиться із залученням сторонньої юридичної компанії, то його рекомендовано проводити щонайменше раз на три роки.

По часу проведення аудит кадрової документації підприємства займає від 10 робочих днів і більше. Тривалість аудиту залежить від кількості працівників Клієнта, їх руху (прийняття-звільнення) та обсягів документації, що ведеться на підприємстві.

InSenta

Схожі публікації

відео / фото