Відрядження: поняття, компенсації, документи на підтвердження витрат

Дата публікації: сб, 05/16/2020 - 09:50

 

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства, установи, організації.

Основним нормативно-правовим актом, що регулює правовідносини, які виникають у зв’язку з відрядженнями працівників, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.13.1998 № 59 у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 року № 362; далі – Інструкція).

Дія даної Інструкції поширюється тільки на відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ, організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок коштів державного бюджету України.

На сьогодні поняття терміну «відрядження» не закріплене на рівні закону, не врегульовані інші питання, пов’язані з відрядженнями.

Належним способом врегулювання прогалин в законодавстві вбачається розробка на підприємстві, установі, організації (приватної форми власності) з урахуванням положень Інструкції внутрішнього положення про відрядження і погодження його з трудовим колективом (або його представниками в особі профспілки чи представником трудового колективу) як додатку до колективного договору.

Також слід зазначити, що питання компенсації у зв’язку із службовими відрядженнями врегульовані постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова № 98).

Щодо строку відрядження, то він визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів (крім випадків передбачених в абзацах другому – дванадцятому п. 6 Постанови № 98).
Особливості строку відряджень для окремих категорій працівників визначені пунктом 6 вищевказаної Постанови.

Компенсації у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Слід зазначити, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Підприємство, установа, організація, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використанні із застосуванням платіжних карток.
Щодо умов оплати праці працівників у відрядженні, то слід зазначити наступне. Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати не може бути нижчим середнього заробітку.

Роботодавець (підприємство, установа, організація), який відряджає працівника, зобов’язаний ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною у довільній формі), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Роботодавець самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов’язаннями, що регулюються Постановою № 98 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Працівникам (які не є державними службовцями), які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.
Роботодавець може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Дані обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.

Державним службовцям, а також іншим працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, установами, організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:

1) на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
2) на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;
3) на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, визначених у додатку 1 до Постанови № 98, за всі дні проживання;
4) на бронювання місць у готелях, (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;
5) на користування постільними речами в поїздах;
6) на оформлення закордонних паспортів;
7) на оформлення дозволів на в’їзд (віз);
8) на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;
9) на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження;
10) на оплату службових телефонних розмов;
11) на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за один кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту (у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі);
12) комісійні витрати у разі обміну валюти;
13) інші витрати, передбачені чинним законодавством України.

Залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон – у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку.
За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Документи на підтвердження витрат за відрядженням.

Документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є оригінали розрахункових документів відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України. До таких документів відносяться: касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, платіжне доручення, видаткова накладна, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера, проїзний документ тощо.

У випадку відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави перебування.
Слід звернути увагу, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (людини), понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 року № 98 і відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Юрист В. Карпунець
Юридическая консультация

Схожі публікації

відео / фото