Переезд офиса (www.inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd) — это сложный и ответственный процесс, требующий тщательного планирования и организации. От того, насколько грамотно будет осуществлен переезд, зависит не только комфорт сотрудников на новом месте, но и непрерывность бизнес-процессов, сохранность ценного оборудования и важных документов.
Какие ошибки совершаются на этапе планирования офисного переезда?
- Неверная оценка масштабов и сроков. Многие исходят из размеров офиса, не учитывая объем и специфику оборудования, архивов, мебели. Это приводит к тому, что процесс затягивается, выбивается из графика и бюджета.
- Отсутствие резервного времени в графике. Составляя график впритык, Вы рискуете превратить переезд в авральную спешку. Закладывайте в план резервное время на случай непредвиденных ситуаций.
- Нечеткое распределение обязанностей. Планируя переезд, некоторые компании назначают ответственных «в общем», без конкретного распределения зон ответственности между отделами и сотрудниками. В результате многие вопросы остаются неохваченными, возникает неразбериха и накладки.
- Игнорирование юридических моментов. Нередки ситуации, когда прежний арендодатель отказывается возвращать обеспечительный депозит или выставляет претензии по состоянию помещений.
- Пренебрежение услугами профессионалов. Стремясь сэкономить, не отказывайтесь от сотрудничества со специалистами. Непродуманные решения по планировке нового офиса или некачественная перевозка оборудования своими силами могут влететь в куда большую сумму, чем услуги грузчиков, например, inka-trans.ua/perevozki-kiev/uslugi-gruzchikov.
Как избежать ошибок во время перевозки офиса?
- Начинайте планирование заблаговременно. Идеально — за 3-6 месяцев до предполагаемой даты переезда. Составьте подробный план со сроками, бюджетом и распределением обязанностей.
- Проведите аудит имущества и документов. Определите, что нужно перевезти в первую очередь, что можно отправить на хранение или утилизировать. Используйте специальное ПО для инвентаризации — например, Sortly или Asset Panda.
- Используйте качественные упаковочные материалы, специально предназначенные для хрупких предметов, мебели, техники. Промаркируйте коробки по отделам и типу содержимого.
- Заблаговременно оповестите сотрудников о предстоящем переезде, сроках и задачах. Проведите инструктаж по упаковке личных вещей и документов. Подготовьте памятки с планом помещений, контактами ответственных лиц, инструкциями на случай форс-мажора.
- Заранее подготовьте новый офис ― проведите необходимые работы по отделке и меблировке, наладьте инфраструктуру (электричество, интернет, климат-контроль, безопасность). Составьте подробные планы расстановки мебели и техники для каждого помещения.
- Переезжайте поэтапно, передислоцируя отделы в порядке приоритета бизнес-процессов. Самыми первыми переводите IT-департамент и критически важные подразделения. Заблаговременно переместите серверы и настройте оборудование удалённых сотрудников. Так Вы обеспечите непрерывность рабочих процессов.
