Первинні документи підтверджують госпоперації й формують основу обліку, оподаткування, управлінської звітності. Законодавство вимагає коректних реквізитів, своєчасного складання й збереження у встановлені строки. Помилки у датах, сумах, ідентифікаторах контрагентів спричиняють податкові ризики й конфлікти. Стандартизація форм і маршрутів погоджень зменшує кількість правок – прискорює взаєморозрахунки.
Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
Статтею 13 Закону № 851 визначено, що суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Платники податків зобов'язані зберігати первинку не менше:
Західне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків надало наступне роз’яснення щодо штрафів за порушення платниками податків термінів зберігання первинних документів:
Так, платники податків мають забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи:
