Щодо порядку ідентифікації та встановлення Пенсійним фондом особи одержувача пенсії шляхом відеоконференцзв’язку

Порядок встановлення територіальним органом Пенсійного фонду України особи одержувача пенсії, щомісячного довічного грошового утримання судді у відставці, інших соціальних виплат шляхом відеоконференцзв’язку затверджено Постановою правління ПФУ № 49-2 від 20.11.2023 р.

Так, відповідно до Порядку, заява та інші звернення щодо проведення відеоідентифікації подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ шляхом заповнення відповідного електронного бланка або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри.

До заяви можуть бути додані ідентифікаційні документи.

За малолітніх або неповнолітніх осіб, недієздатних осіб, осіб, дієздатність яких обмежено, заяви подаються батьками, усиновлювачами, батьками-вихователями, прийомними батьками, патронатними вихователями, опікунами, піклувальниками, представниками закладів (органів опіки і піклування), які виконують функції опікунів чи піклувальників (далі - законні представники).

Особа з порушеннями слуху та/чи мовлення в заяві/зверненні зазначає інформацію про необхідність залучення органом ПФУ під час проведення відеоідентифікації перекладача жестової мови.

Дієздатна фізична особа, яка за станом здоров’я не може самостійно здійснювати свої права та виконувати обов’язки, в заяві/зверненні зазначає інформацію про необхідність присутності під час проведення відеоідентифікації персонального асистента або помічника, зареєстрованого у порядку, визначеному статтею 78 Цивільного кодексу України (далі - помічник).

Відеоідентифікація здійснюється в узгоджені із одержувачем час та спосіб її проведення, в тому числі в телефонному режимі, технічними засобами, що підтримуються відповідним програмним забезпеченням.

Перелік месенджерів, що можуть бути використані для проведення відеоідентифікації, розміщуються на вебсайті ПФУ.

Відеоідентифікація здійснюється протягом 30 календарних днів, але не раніше 10 робочих днів з дати подання заяви (звернення).

Перед початком відеоідентифікації уповноважений працівник зобов’язаний отримати чітку та однозначну згоду одержувача / законного представника/помічника на проведення такої процедури (у тому числі на відеофіксацію одержувача / законного представника/помічника та/або екрану із її зображенням, та відповідних документів, що пред’являються нею). Згода фіксується у відеозаписі.

У разі неможливості проведення відеоідентифікації з причини поганої якості відеозв’язку узгоджується інша дата проведення відеоідентифікації, про що фіксується в протоколі.

6. У процесі підготовки уповноваженого працівника до сеансу відеоідентифікації формується перелік запитань, які необхідно поставити одержувачу, на підставі інформації, наявної в реєстрі застрахованих осіб, базах даних Пенсійного фонду України та пенсійній справі, а також документів, поданих одержувачем на розгляд. Сформований перелік індивідуальних запитань відображається в проєкті протоколу, який використовується при проведенні відеоідентифікації. Перелік індивідуальних запитань для проведення відеоідентифікації, у тому числі обов’язкових і додаткових, додається.

Під час проведення відеоідентифікації уповноважений працівник має застосовувати різні варіанти спілкування з одержувачем / законним представником/помічником, які мають відрізнятися послідовністю або набором індивідуальних додаткових запитань, що ставляться простою мовою, з урахуванням потреб таких осіб, зумовлених інвалідністю, тимчасовим розладом здоров’я, віком, низьким освітнім рівнем тощо.

Відеоідентифікація одержувача проводиться на підставі документа, що посвідчує особу / законного представника/помічника, дітей - на підставі свідоцтва про народження дитини.

Під час відеоідентифікації уповноважений працівник здійснює відеофіксацію:

1. одержувача / законного представника/помічника з власним ідентифікаційним документом/ документом, що посвідчує особу, а саме сторінки / сторони, що містять фото власника;
2. законного представника/помічника з документом, що підтверджують його повноваження.

Запис процесу відеоідентифікації має містити частину, де одержувач / законний представник/ помічник, відеоідентифікація якої здійснюється, озвучує інформацію про номер та серію (за наявності) документа, що посвідчує особу / свідоцтва про народження дитини, та власний контактний номер телефону та/або адресу електронної пошти для спілкування з органом Пенсійного фонду.

Уповноважений працівник забезпечує здійснення під час відеоідентифікації таких перевірок документа, що посвідчує особу / свідоцтва про народження дитини:

1. на предмет ознак пошкодження, підробки (зокрема того, що в цей документ вклеєно фото, в тому числі при досягненні певного віку, що відповідні елементи, текст, розмір символів та проміжків між ними розміщені належним чином);
2. приналежності наданого документа фізичній особі, відеоідентифікація якої здійснюється (візуальна перевірка відповідності обличчя особи);
3. візуальної перевірки того, що наданий документ містить ті захисні елементи, які повинен мати документ такого типу та які можна виявити під час його огляду при природному освітленні. З метою перевірки захисних елементів документа (зокрема оптико-перемінної фарби, 3D-ефекту, анімаційного ефекту, голографічної стрічки, захисної сітки, мікротексту тощо) уповноважений працівник надає відповідні інструкції особі, відеоідентифікація якої здійснюється, щодо виконання додаткових дій з документом перед камерою (зокрема повернути свій документ під різними кутами горизонтально та вертикально).

Тривалість відеоідентифікації повинна бути достатньою для встановлення особи одержувача (орієнтовно 20 хвилин). У разі наявності ознак підозрілої поведінки одержувача / законного представника/помічника, відеоідентифікація яких здійснюється, уповноважений працівник має поставити додаткові (у тому числі непрямі) запитання на знання власних ідентифікаційних даних, при цьому тривалість проведення відеоідентифікації може бути продовжена.

Інформація, отримана під час відеоідентифікації, використовується, зберігається та обробляється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

Орган ПФУ не може використовувати результати відеоідентифікації у разі:

1. якщо здійснений процес відеоідентифікації не відповідає вимогам, установленим у цьому Порядку;
2. наявності сумнівів щодо чинності (дійсності) ідентифікаційного документа особи, які не спростовані;
3. наявності ознак того, що на одержувача / законного представника/помічника, відеоідентифікація яких здійснюється, чиниться вплив з боку третьої особи.

Опрацювання отриманої під час відеоідентифікації інформації

За результатами проведеної відеоідентифікації уповноважений працівник:

1. створює відеозапис;
2. формує окремі файли: відео одержувача / законного представника/помічника (з міткою часу/ дати фіксації) з власним ідентифікаційним документом / документом, що посвідчує особу / свідоцтвом про народження дитини, а саме сторінки / сторони, що містять фото власника; відео всіх продемонстрованих документів; протокол опитування.

Зафіксована під час відеоідентифікації інформація не пізніше 5 днів після її проведення передається засобами програмного забезпечення у відповідальний структурний підрозділ для проведення верифікації шляхом аналізу, перевірки та співставлення наданих одержувачем документів, відповідей на поставлені запитання з отриманою під час підготовки до проведення відеоідентифікації інформацією. За результатами верифікації ПФУ не пізніше ніж через 10 днів після проведення відеоідентифікації виносить рішення про встановлення / невстановлення особи одержувача, яке має містити:

1. прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи, щодо якої проводилась відеоідентифікація;
2. дату і час прийняття рішення, назву органу Пенсійного фонду, що прийняв рішення;
3. прийняте рішення про встановлення/невстановлення особи одержувача;
4. підпис відповідального працівника.

Усі документи та інформація, створена за результатами проведеної відеоідентифікації, а також прийняте рішення про встановлення/невстановлення особи одержувача зберігаються в електронній пенсійній справі одержувача.

Орган ПФУ не пізніше 3-х робочих днів після прийняття рішення повідомляє одержувача / законного представника/помічника у вибраний ними спосіб про результат проведеної відеоідентифікації. У разі прийняття рішення про невстановлення особи одержувача шляхом відеоконференцзв’язку орган ПФУ надає роз’яснення щодо причин невстановлення особи одержувача, порядку та строки повторного звернення для проведення відеоідентифікації, а також порядок оскарження такого рішення.